Cadre de gestion du Programme transport-hébergement

• Les personnes transférées d’un établissement vers un autre établissement intra régional ou interrégional;
• Les personnes de 65 ans et plus;
• Les personnes en soins palliatifs de fin de vie;
• Les personnes en situation d’éloignement géographique (à plus de 200 km de l’établissement où l’usager reçoit habituellement des soins et services) et qui requièrent des services diagnostiques et de traitement qui sont électifs, c’est-à-dire, sans présenter un caractère d’urgence, médicalement requis, mais non disponibles dans les établissements de leur région;
• Les personnes nécessitant des traitements en radio-oncologie;
• Les personnes en attente de greffes; Les autochtones qui s’adressent au Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie-James et à la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik.

Les personnes présentant une déficience ou une limitation requièrent plus souvent des services de santé ou des services sociaux que la population en général. Compte tenu du caractère spécialisé de ces services, elles peuvent rencontrer des difficultés d’accès en raison de l’absence ou de l’éloignement des lieux de dispensation des services ou de la fréquence intensive des services requis par leur situation.

Le Programme transport-hébergement est une aide pour faciliter l’accès aux services requis au plan d’intervention, lequel représente une prévision annuelle des déplacements nécessaires à la suite d’une prescription ou d’une recommandation de services par le médecin traitant ou par un professionnel du secteur de la santé et des services sociaux. 

• des services d’adaptation/réadaptation
• des services de diagnostic
• des compléments de diagnostic ou
• des traitements liés aux déficiences

• Être résidentes du Québec.
• Être domiciliées dans la région de Chaudière-Appalaches.
• Ne pas être hébergées dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux (y compris les ressources non institutionnelles).
• Nécessiter des déplacements pour obtenir des services d’adaptation/réadaptation, de diagnostic, de complément de diagnostic ou de traitements liés aux déficiences reconnues par l’Organisation mondiale de la santé (OMS) (annexe 1) tel que prescrit par un médecin ou recommandé par un professionnel de la santé et des services sociaux dans le cadre d’un plan d’intervention ou de traitement.

1. Les personnes présentant des problématiques de santé physique (ex. : personnes présentant une maladie cardiaque ou respiratoire, diabète, cancer, etc.);
   
   
2. Les personnes dont les frais de déplacement sont assumés par d’autres agents payeurs. À titre d’exemple :
   • Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ);
   • Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST);
   • Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale;
   • Ministère de la Justice du Québec;
   • Ministère des Anciens combattants du Canada;
   • Ministère de la Défense nationale du Canada;
   • Ministère de la Santé nationale et du Bien-être social du Canada;
   • Ministère de la Famille du Québec.
     
     Les prestataires de la Sécurité du revenu (Aide sociale) sont admissibles. Le remboursement des frais de déplacement sont établis en complément de la contribution du ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale.
     
     
3. Les personnes qui ont à se déplacer pour obtenir des services de santé et de services sociaux dans un établissement :
   • Qui ne fait pas partie du réseau de la santé et des services sociaux;
   • Où les services ne sont pas offerts par le ministère de la Santé et des Services sociaux ou par la RAMQ;
   • Et qui choisissent d’aller dans un établissement qui n’est pas le plus rapproché et en mesure d’offrir les services.

Déplacement admissibles

Sont admissibles les déplacements pour recevoir les services d’adaptation/réadaptation, de diagnostic, de compléments de diagnostic ou de traitements liés aux déficiences, reconnues par l’Organisation mondiale de la santé (OMS) (annexe 1) et prévus dans le plan d’intervention de la personne handicapée. Les déplacements visés par le programme doivent être supérieurs à 50 kilomètres (aller et retour) entre le lieu de résidence et l’établissement le plus rapproché en mesure d’offrir les services compte tenu de l’organisation régionale de service. Cependant, aucune distance minimale n’est exigée pour les déplacements dans les cas suivants : 

• Déplacements d’enfants d’âge préscolaire (0 à 5 ans)qui fréquententun centre de stimulation précoce;
• Déplacements pour les traitements répétitifs, c’est-à-dire tout traitement reconnu par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ)essentiel et requis de façon quasi-permanente (la vie durant) pour maintenir l’état de santé et le niveau d’autonomie de la personne handicapée (ex. : hémodialyse); 
• Déplacements pour les traitements médicaux et les services de réadaptation qui nécessitent des suivis de façon intensive (deux à trois fois par semaine), c’est-à-dire, tout traitement ou tout service d’adaptation ou de réadaptation reconnu par la RAMQ, requis pour une période déterminée en vue d’améliorer l’état de santé et de niveau d’autonomie de la personne handicapée.

Un traitement d’une fois par semaine pour une durée minimale de 12 semaines consécutives est également considéré « intensif ». Ces services doivent être directement reliés aux déficiences déjà identifiées au plan de d’intervention de la personne handicapée. Tout déplacement doit être préalablement prescrit par le médecin traitant ou par le professionnel responsable et doit être effectué par le moyen le plus économique, en tenant compte de la situation de l’usager.

Dépenses admissibles

Le transport

Véhicule personnel, taxi, transport bénévole : un taux de 0,295 $ du kilomètre est consenti à compter du 51e kilomètre (sauf dans les situations mentionnées ci-dessus où les déplacements sont remboursables à partir du premier kilomètre). Le kilométrage doit être calculé avec le site Internet Google Maps en considérant la distance entre le lieu de résidence de l’usager et le lieu de service de santé ou de services sociaux.

Pour les personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, le CISSS de Chaudière-Appalaches autorise un remboursement de 0.16$/kilomètre complémentaire à celui accordé par le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale pour un total de 0.295$/kilomètre.

Transport adapté : coût réel du transport.

Pour les personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, les frais sont assumés par le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale. Dans le cas où les frais du transport adapté ne sont pas totalement couverts par le Ministère, le CISSS assume la différence.

Autobus, train ou avion ; coût réel du transport en classe économique (reçu exigé pour chaque trajet).

Pour les personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, le CISSS de Chaudière-Appalaches ne rembourse aucuns frais, ceux-ci étant assumés par le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale.

Le stationnement

Les frais de stationnement occasionnés par les déplacements de 50 km et plus (aller-retour) sont remboursables avec pièces justificatives à l’appui. Le stationnement est remboursé selon le coût le plus bas. Ainsi, le remboursement ne peut excéder le coût d’un laissez-passer mensuel ou annuel pour le stationnement. Le CISSS de Chaudière-Appalaches ne rembourse pas les frais de stationnement aux personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, ces frais étant remboursés par un autre agent payeur.

Les repas 

Sur présentation de pièces justificatives, un repas est accordé si le domicile de la personne est situé à plus de 150 kilomètres aller-retour du lieu où elle reçoit des services. Plus d’un repas par jour peut être accordé pour un déplacement nécessitant un coucher. Le CISSS de Chaudière-Appalaches ne rembourse pas les frais de repas aux personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, ces frais étant remboursés par un autre agent payeur.

• Déjeuner : 3,25 $
• Dîner : 4,75 $
• Souper : 4,75 $
• Journée : 12,75 $

Les frais d'hébergement

Des frais d’hébergement sont accordés, sur présentation de pièces justificatives, s’il est impossible que la personne retourne à son domicile dans la même journée (taux maximum). Le CISSS de Chaudière-Appalaches ne rembourse pas les frais d’hébergement aux personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, ces frais étant remboursés par un autre agent payeur. 

• Établissement hôtelier (Montréal) : 60 $
• Ailleurs au Québec : 50 $
• Établissement autre qu'hôtelier (incluant les services d'hôtellerie du Programme DPDAR) : 16,40 $

Les frais d'accompagnateur

De façon générale, les frais assumés par un accompagnateur en présence de la personne sont accordés si :

• La personne est mineure;
• La personne handicapée ne peut voyager seule ou être laissée seule, en raison des limitations reliées à sa déficience;
• L’accompagnateur (un seul, à moins d’indication contraire) est nécessaire à la réalisation du plan d’intervention.
• Les taux pour l’accompagnateur sont les mêmes que ceux consentis pour la personne pour l’hébergement et les repas. Par ailleurs, si ce dernier occupe la même chambre que la personne handicapée, il bénéficie d’un montant de 10,00 $ par jour pour son hébergement.

Le CISSS de Chaudière-Appalaches ne rembourse pas les frais d’hébergement aux accompagnateurs des personnes bénéficiaires du Programme d’aide sociale, ces frais étant remboursés par un autre agent payeur.

Séjour prolongé

Lorsque cette situation est plus économique ou pour tout voyage de six ou sept jours, incluant les couchers à l’extérieur, un montant maximum de 325 $ par semaine est accordé sur présentation de pièces justificatives originales.

Pour les séjours de plus de sept jours, un montant de 12,75 $ par jour est accordé pour les frais de repas et sur présentation de pièces justificatives originales, une indemnité quotidienne de 33,68 $ est allouée pour les frais d’hébergement. Lorsque l’accompagnateur occupe la même chambre que la personne handicapée, un montant de 10 $ par jour est ajouté pour l’hébergement, et de 12,75 $ par jour, pour les repas. Ces montants couvrent l’hébergement, les repas, le stationnement et les déplacements du lieu d’hébergement au lieu de service.

Toute personne dont la situation répond aux critères d’admission peut faire une demande d’inscription par l’intermédiaire de son médecin ou d’un professionnel de la santé et des services sociaux (annexe 2). Les renseignements concernant le requis de services, sa fréquence, le lieu de dispensation, la recommandation d’un accompagnateur au besoin, et les modalités de service (mode de transport, hébergement, repas) (section 4 du formulaire de demande d’inscription) sont complétés et signés par le médecin ou le professionnel de la santé et des services sociaux. À moins que le formulaire ne soit rempli et signé par un médecin, une prescription précisant les éléments précités accompagne le formulaire de demande d’inscription s’il y a lieu. La responsabilité de la transmission de la demande d’inscription, signée par l’usager, au répondant à la gestion du Programme transport-hébergement appartient au médecin ou du professionnel de la santé et des services sociaux.

La décision d’admissibilité au programme relève du répondant à la gestion du Programme transport-hébergement. La personne qui formule une demande reçoit une lettre indiquant l’acceptation ou le refus de sa demande ainsi que le détail des dépenses autorisées. Le plan d’allocation est établi à partir de la date de la réception de la demande d’inscription par la répondante à la gestion du programme ou ultérieurement si spécifié et prend fin le 31 mars de l’année suivante. Seules les dépenses effectuées durant cette période sont remboursables mis à part les réclamations liées aux services diagnostics admissibles pour lesquels une rétroaction de trois mois est acceptée. Une acceptation pour une période donnée ne constitue pas une garantie de renouvellement pour l’année suivante.

Une réévaluation des besoins est réalisée annuellement ou lors de modifications significatives de la situation de l’usager. La liste d’attente, s’il y a lieu, sera gérée en fonction de la date de confirmation d’admissibilité au Programme transport-hébergement, par ordre d’arrivée. Cependant, toute situation clinique urgente (ex. : hémodialyse) sera acceptée.

Une personne ou un représentant légal insatisfait de la réponse obtenue, peut échanger avec le répondant de la gestion du programme afin de comprendre les raisons du refus. Si la personne est toujours en désaccord avec la décision rendue, elle peut demander une révision auprès du gestionnaire du programme. En tout temps, il est possible de déposer une plainte auprès du commissaire aux plaintes et à la qualité des services. 

Pour obtenir des renseignements : 418 248-0639, poste 24438
Sans frais : 1 888 992-0630, poste 24438

Le remboursement des frais de déplacement acceptés au plan d’allocation se fait à la personne ou à son représentant par dépôt direct à moins de situation particulière qui doit être signalée lors de la demande d’inscription. Les frais doivent correspondre à ceux encourus pour la période autorisée dans la lettre transmise à la personne confirmant son admission au programme. Les dépenses encourues avant la date d’autorisation ne seront pas considérées. Aucun frais n’est versé à un tiers, sauf en cas de mesures exceptionnelles.

Les demandes de réclamation doivent être acheminées selon les périodes prévues au calendrier des remboursements préalablement acheminé à l’usager. Les réclamations qui ne sont pas transmises dans les délais (le cachet postal en faisant foi) pourraient ne pas être remboursées. Les personnes qui n’auront pas réclamé les sommes qui auraient dû l’être sur une période de six mois consécutifs verront leur dossier fermé. Aucune réclamation rétroactive ne sera autorisée pour cette période. Cette mesure vise à assurer une bonne gestion des plans d’allocation engagés et à permettre une réponse aux besoins des personnes en attente du programme.

Toute réclamation doit apparaître sur le « Formulaire de réclamation de frais de déplacement » (annexe 4) dûment rempli, signé par la personne ou son représentant légal, et accompagné des pièces justificatives et de l’attestation de visites. Seules les pièces justificatives originales seront acceptées (exemples : attestations de visites (annexe 3), reçus de stationnement, reçus d’hôtel, etc.).

Processus de paiement
Le paiement s’effectue, après vérification par le CISSS de Chaudière-Appalaches, des autorisations au plan d’intervention et de la concordance des pièces justificatives fournies avec le plan d’intervention autorisé. De façon générale, l’émission des dépôts directs sera réalisée aux trois mois. Pour des cas particuliers, des dispositions exceptionnelles pourront être aménagées pour augmenter la fréquence des remboursements à tous les mois.