La déontologie est un ensemble de règles juridiques de conduite dont l’inobservation peut conduire à une sanction. On peut les retrouver dans diverses lois ou règlements cités au point 2. Ces devoirs et règles déontologiques indiquent donc ce qui est prescrit et proscrit.
En plus, des principes éthiques et déontologiques, le membre de conseil d’administration doit :
8.1 Disponibilité et compétence
- Être disponible pour remplir ses fonctions en étant assidu aux séances du conseil d’administration, et ce, selon les modalités précisées au Règlement sur la régie interne du conseil d’administration de l’établissement.
- Prendre connaissance des dossiers et prendre une part active aux délibérations et aux décisions.
- Favoriser l’entraide.
- S’acquitter de sa fonction en mettant à contribution ses connaissances, ses habilités et son expérience, et ce, au bénéfice de ses collègues et de la population.
8.2 Respect et loyauté
- Respecter les dispositions des lois, règlements, normes, politiques, procédures applicables ainsi que les devoirs et obligations générales de ses fonctions selon les exigences de la bonne foi.
- Agir de manière courtoise et entretenir des relations fondées sur le respect, la coopération, le professionnalisme et l’absence de toute forme de discrimination.
- Respecter les règles qui régissent le déroulement des séances du conseil d'administration, particulièrement celles relatives à la répartition du droit de parole et à la prise de décision, la diversité des points de vue en la considérant comme nécessaire à une prise de décision éclairée ainsi que toute décision, et ce, malgré sa dissidence.
- Respecter toute décision du conseil d’administration, malgré sa dissidence, en faisant preuve de réserve à l’occasion de tout commentaire public concernant les décisions prises.
8.3 Impartialité
- Se prononcer sur les propositions en exerçant son droit de vote de la manière la plus objective possible. À cette fin, il ne peut prendre d’engagement à l’égard de tiers ni leur accorder aucune garantie relativement à son vote ou à quelque décision que ce soit.
- Placer les intérêts de l’établissement avant tout intérêt personnel ou professionnel.
8.4 Transparence
- Exercer ses responsabilités avec transparence, notamment en appuyant ses recommandations sur des informations objectives et suffisantes.
- Partager avec les membres du conseil d’administration, toute information utile ou pertinente aux prises de décision.
8.5 Discrétion et confidentialité
- Faire preuve, sous réserve des dispositions législatives, de discrétion sur ce dont il a connaissance dans l'exercice de ses fonctions ou à l'occasion de celles-ci.
- Faire preuve de prudence et de retenue pour toute information dont la communication ou l'utilisation pourrait nuire aux intérêts de l’établissement, constituer une atteinte à la vie privée d'une personne ou conférer, à une personne physique ou morale, un avantage indu.
- Préserver la confidentialité des délibérations entre les membres du conseil d'administration qui ne sont pas publiques, de même que les positions défendues, les votes des membres ainsi que toute autre information qui exige le respect de la confidentialité, tant en vertu d'une loi que selon une décision du conseil d’administration.
- S’abstenir d’utiliser des informations confidentielles obtenues dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions à son avantage personnel, à celui d’autres personnes physiques ou morales ou à celui d’un groupe d’intérêts. Cette obligation n’a pas pour effet d’empêcher un membre représentant ou lié à un groupe particulier de le consulter ni de lui faire rapport, sauf si l’information est confidentielle suivant la loi ou si le conseil d’administration exige le respect de la confidentialité.
8.6 Considérations politiques
- Prendre ses décisions indépendamment de toutes considérations politiques partisanes.
8.7 Relations publiques
- Respecter les règles applicables au sein de l’établissement à l’égard de l’information, des communications, de l’utilisation des médias sociaux et des relations avec les médias, entre autres, en ne s’exprimant pas auprès des médias ou sur les médias sociaux s’il n’est autorisé par celles-ci.
8.8 Charge publique
- Informer le conseil d’administration de son intention de présenter sa candidature à une charge publique élective.
- Démissionner immédiatement de ses fonctions lorsqu’il est élu à une charge publique à temps plein. Il doit démissionner si sa charge publique est à temps partiel et qu’elle est susceptible de l'amener à enfreindre son devoir de réserve et/ou le placer en conflit d’intérêts.
8.9 Biens et services de l’établissement
- Utiliser les biens, les ressources et les services de l’établissement selon les modalités d’utilisation déterminées par le conseil d’administration. Il ne peut confondre les biens de l’établissement avec les siens. Il ne peut les utiliser à son profit ou au profit d’un tiers, à moins qu’il ne soit dûment autorisé à le faire. Il en va de même des ressources et des services mis à sa disposition par l’organisation, et ce, conformément aux modalités d’utilisation reconnues et applicables à tous.
- Ne recevoir aucune rémunération autre que celle prévue par la loi pour l’exercice de ses fonctions.
Toutefois, les membres du conseil d’administration ont droit au remboursement des dépenses effectuées dans l'exercice de leurs fonctions, aux conditions et dans la mesure que détermine le gouvernement.
8.10 Avantages et cadeaux
- Ne pas solliciter, accepter ou exiger, dans son intérêt ou celui d’un tiers, ni verser ou s’engager à verser à un tiers, directement ou indirectement, un cadeau, une marque d’hospitalité ou tout avantage ou considération lorsqu’il lui est destiné ou susceptible de l’influencer dans l’exercice de ses fonctions ou de générer des attentes en ce sens. Tout cadeau ou marque d’hospitalité doit être retourné au donateur.
8.11 Interventions inappropriées
- S’abstenir d’intervenir dans le processus d’embauche du personnel.
- S’abstenir de manœuvrer pour favoriser des proches ou toute autre personne physique ou morale.
